Menyusun Analisis Jabatan agar Tidak Salah Hire
Apa itu analisis jabatan?
Analisis jabatan adalah sebuah proses menyusun rincian tanggung jawab dalam suatu jabatan. Proses ini mencakup penentuan hubungan jabatan tertentu dengan jabatan-jabatan lain dan memastikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan itu dengan sukses. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Tujuan analisis jabatan
Sebagai dasar untuk melakukan evaluasi jabatan
Analisis jabatan memberikan perkiraan tentang nilai dari setiap pekerjaan dan kompensasinya yang tepat. Nilai pekerjaan biasanya bergantung pada tingkat pendidikan yang dibutuhkan, kompetensi yang dipersyaratkan, tingkat bahaya, dan sebagainya.
Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
Analisis jabatan memberikan informasi tentang standar prestasi yang harus dicapai oleh pemegang jabatan. Hal ini biasanya dijadikan acuan dalam penilaian kinerja.
Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru
Analisis jabatan memberikan informasi tentang pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Informasi ini biasanya dalam bentuk deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang digunakan para rekruter dan manajemen sebagai acuan dalam merekrut calon karyawan.
Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
Deskripsi pekerjaan juga memuat tentang aktivitas, keterampilan, dan pelatihan yang dibutuhkan pekerjaan tersebut. Analisis jabatan kadang juga memuat kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Dengan melakukan penilaian kompetensi terhadap pemegang jabatan, adanya perbedaan dari kompetensi yang dipersyaratkan dan kompetensi yang dipunyai oleh pemegang jabatan bisa dijadikan acuan sebagai pengembangan diri.
Untuk menentukan kewajiban yang tidak ditugaskan
Analisis jabatan memberikan acuan agar pemegang jabatan fokus pada pekerjaan intinya. Kadang seorang pemegang jabatan mengatakan bahwa ia bertanggung jawab pada banyak hal dalam pekerjaannya. Misalnya manajer produksi mengatakan bahwa ia bertanggung jawab dalam proses produksi hingga mengatur pembelian bahan mentah. Dengan mengacu pada analisis jabatan, kita bisa mengetahui bahwa pembelian bahan mentah bukanlah kewajiban manajer produksi tersebut.
Metode analisis jabatan
Dalam melakukan penyusunan analisis jabatan, biasanya praktisi HR menggunakan metode sebagai berikut:
Interview User
Wawancara dengan line manager tentang posisi yang dibutuhkan, posisi yang terdekat, atau pemegang jabatan bila sudah ada sebelumnya.
Sit in interview User
Mengikuti proses user interview sehingga dapat memahami kualifikasi dengan lebih mendalam.
Observasi Job Position
Observasi di lapangan mengenai target yang dibutuhkan oleh posisi tersebut.
Plant Tour
Observasi di lapangan mengenai business process di suatu perusahaan.
Catatan Harian
Analisis jabatan dilakukan dengan melakukan pencatatan aktivitas pekerjaannya dan jumlah waktu yang digunakan ke dalam catatan harian.
Kuesioner
Analisis jabatan disusun dengan memberikan kuesioner kepada pemegang jabatan yang terkait dengan pekerjaan tersebut, misalnya pemegang jabatan atau atasan.