Manajemen Talenta dengan 9 Box Grid

• Tim Pinasthika
• 08 Nov 2022

The 9 box grid adalah salah satu tools untuk talent management di mana karyawan dibagi menjadi 9 kelompok berdasarkan performa dan potensinya. Ada karyawan yang memiliki performa baik tapi potensinya rendah. Ada karyawan yang memiliki performa dan potensi tinggi. Ada pula karyawan dengan performa maupun potensinya rendah. Mereka membutuhkan pendekatan yang berbeda-beda.

KELEBIHAN 9 BOX GRID

1. Simpel dan Mudah Digunakan

Kita hanya perlu mengelompokkan karyawan ke dalam kotak yang ada berdasarkan performa dan potensinya. Secara visual, tools ini mudah dipahami bahkan oleh orang yang benar-benar awam.

2. Membantu Mengidentifikasi Mana Talent yang Berharga

9 box grid mempermudah kita mengelompokkan talenta berdasarkan performa dan potensinya, serta apa yang perlu ditingkatkan untuk lebih berkembang. Sehingga jika suatu saat ada promosi internal, kita tahu siapa yang akan kita tawarkan kesempatan.

3. Pendekatan yang Menyeluruh untuk Talent Appraisal

Tools ini memberikan pendekatan secara 360? untuk performance management di mana kita bisa menilai baik performa maupun potensi karyawan untuk waktu mendatang.

4. Serbaguna

9 box grid tidak hanya berguna untuk manajemen talenta, namun bisa juga untuk merencanakan beban kerja. Misalnya, dengan tools ini kita bisa melihat potensi yang dimiliki karyawan dan di posisi mana mereka akan berkembang nantinya, sehingga mempermudah succession planning. Bisa juga kita mengidentifikasi karyawan mana yang memiliki potensi pada kepemimpinan dan mengarahkan mereka pada jalur manajemen.

CARA MEMBUAT 9 BOX GRID

1. Menilai Performa

Terdapat 3 kategori performa dalam 9 box grid ini: rendah, sedang, dan tinggi. Banyak cara yang bisa digunakan untuk menilai performa karyawan. Misalnya dengan menyesuaikan karyawan pada kualifikasi pekerjaan yang ada pada struktur pekerjaan dan target individual.

• Performa rendah: kualifikasi karyawan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan gagal mencapai target individual.
• Performa sedang: sebagian kualifikasi karyawan sesuai dengan pekerjaan dan target individualnya.
• Performa tinggi: seluruh kualifikasi karyawan sesuai dengan pekerjaannya dan semua target individualnya terpenuhi.

2. Menilai Potensi

Bisa dibilang, potensi adalah bagaimana performa seorang karyawan di masa mendatang. Untuk menilai potensi, dapat dilakukan dengan cara berikut:

• Potensi rendah / bekerja dengan seluruh potensi: karyawan bekerja dengan seluruh potensinya dan tidak diharapkan untuk berkembang, entah karena mereka sudah berada pada kapasitas maksimalnya atau kurang motivasi.
• Potensi sedang / berkembang pada posisinya saat ini: karyawan memiliki potensi untuk berkembang lebih jauh pada posisinya sekarang, bisa dalam hal performa maupun keahlian.
• Potensi tinggi / pantas untuk dipromosikan: karyawan dapat melebihi ekspektasi dari posisi dan tanggung jawabnya. Mereka dengan senang dan secara alami mengambil peran sebagai pemimpin dan siap untuk posisi lebih tinggi.

3. Satukan

Langkah selanjutnya adalah menyatukan performa dan potensi menjadi grid 3x3 sehingga dihasilkan 9 kotak grid. Kita dapat menggunakan teknik manajemen talenta yang berbeda pada masing-masing kotak ini.

PENJELASAN 9 BAGIAN KOTAK PADA 9 BOX GRID

1. Bad Hires

Kotak di pojok kiri bawah menunjukkan karyawan yang memiliki performa maupun potensi yang rendah. Ada juga yang menyebutnya talent risk, underperformer, iceberg, dan sebagainya.
Terlalu lama mempertahankan karyawan bad hire dapat mengancam keberhasilan organisasi. Selain membuang waktu, uang, dan sumber daya lain dari karyawan yang lebih berpotensi untuk berkembang, standar kualitas kerja bagi rekan-rekannya pun ikut menjadi rendah.

Action Plan

1. Identifikasi penghambat yang menyebabkan karyawan tersebut memiliki performa rendah dan kurangnya perkembangan. Tapi jangan terlalu fokus pada kelompok ini agar tidak mengabaikan karyawan lain yang bekerja dengan baik.
2. Bicarakan secara individual dengan karyawan ini untuk melihat apakah ada penugasan yang lebih cocok agar perusahaan dan karyawan ini dapat menggunakan skillnya dengan lebih baik.
3. Kalau dua cara di atas tidak memberikan hasil yang signifikan, buatlah exit plan bersama di mana kita membantu si karyawan untuk mendapatkan posisi yang lebih sesuai dengan skillnya di luar perusahaan.

2. Up or Out

Bagian ini terdiri dari karyawan dengan performa sedang dan potensi rendah (up or out grinders), serta karyawan dengan potensi sedang dan performa rendah (up or out dilemmas).

Kelompok grinders memiliki potensi rendah dengan performa sedang sehingga memberikan training pun tidak terlalu berpengaruh. Lebih baik buatkanlah plan untuk perkembangan personal yang membantu mereka mengetahui di mana titik perkembangan mereka serta memberi mereka kesempatan untuk berusaha.

Kelompok dilemmas berpotensi untuk menjadi hebat, tapi tidak memiliki performa yang baik. Lakukan identifikasi terhadap apa yang menyebabkan performa mereka pas-pasan. Apakah mereka karyawan baru dan mendapatkan pengalaman onboarding yang buruk, atau mungkin mereka tidak tahu apa yang diharapkan perusahaan pada mereka? Perusahaan bisa memberikan peer coaching atau program mentoring lainnya.

Action Plan

1. Buat perencanaan perkembangan personal dengan memeriksa penghmbat bagi karyawan dan skill yang dibutuhkan untuk posisi tersebut yang perlu dikembangkan oleh si karyawan. Sediakan pula ekspektasi yang dapat diukur dan definisikan sejelas mungkin apa yang dimaksud dengan performa yang baik.
2. Evaluasi progres dari perencanaan tersebut setiap bulan dan selalu catat dalam dokumen sehingga mempermudah kita untuk memutuskan. Karyawan pun merasa diuntungkan dengan adanya perencanaan yang terstruktur dan feedback.
3. Jika performa karyawan tidak meningkat dalam 6 bulan sampai 1 tahun, buatlah exit plan bersama di mana kita membantu si karyawan untuk mendapatkan posisi yang lebih sesuai dengan skillnya di luar perusahaan.

3. Workhorses dan Dysfunctional Geniuses

Di bagian pojok kiri atas dan pojok kanan bawah merupakan kelompok untuk orang-orang yang hebat hanya di salah satu elemen.

Workhorses memiliki performa yang tinggi namun potensi pertumbuhan yang rendah. Menghadapi karyawan seperti ini adalah dengan menjaga mereka tetap bahagia dan memberi mereka penghargaan, tapi jangan terlalu banyak agar tidak menimbulkan golden cage di mana karyawan sudah merasa cukup nyaman dengan posisinya dan tidak memiliki motivasi untuk berpindah pekerjaan maupun mengembangkan dirinya. Jika suatu saat pekerjaan mereka mengalami perubahan, mereka mungkin tidak dapat mengikuti perkembangannya. Apalagi, saat ini karyawan dituntut untuk selalu siap dengan segala perubahan.

Action Plan

1. Jaga mereka agar tetap bahagia.
2. Analisis bagaimana pekerjaan mereka akan berubah di masa mendatang dan bantu mereka mempersiapkan seawal mungkin.
3. Naikkan nominal gaji mereka, tapi berhati-hatilah dengan gaji dan bonus substansial. Jangan mempromosikan mereka.

Berkebalikan dengan workhorses, dysfunctional geniuses memiliki potensi tinggi namun performanya rendah. Contohnya adalah management trainee. Mereka belum banyak pengalaman tapi mereka memiliki keinginan kuat untuk belajar. Ini adalah kunci untuk terus memeriksa performa mereka yang seharusnya dapat tumbuh dan meningkatkan performanya dengan cepat.

Action Plan

1. Beri mereka waktu untuk berkembang, tapi terus awasi performanya. Bukan hanya meningkat, tapi juga stabil dan kokoh. Jika mereka memang memiliki potensi tinggi, dalam waktu 6-12 bulan mereka sudah bisa meningkatkan performanya ke level menengah hingga tinggi.
2. Komunikasikan dengan jelas ekspektasi pada posisi mereka sekarang sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka.
3. Komunikasikan bahwa Anda percaya pada potensi mereka, tapi mereka juga harus meningkatkan performa mereka.
4. Jika mereka masih memiliki performa rendah dalam satu tahun atau lebih, buatlah exit plan bersama di mana kita membantu si karyawan untuk mendapatkan posisi yang lebih sesuai dengan skillnya di luar perusahaan.

4. Future Stars

Kelompok selanjutnya adalah kelompok orang-orang yang sudah terbiasa dengan tekanan kerja di perusahaan namun juga memiliki potensi untuk berkembang ke posisi lebih lanjut.

High potentials adalah orang-orang yang memiliki potensi tinggi namun dengan performa sedang. Biasanya, hal ini karena mereka belum mendapat kesempatan untuk berkembang secara total pada posisinya. Kita harus memindahkan mereka ke kanan agar mereka bisa berada pada kotak di kanan atas dengan tindakan dan pendekatan yang sama seperti pada core players.

Core players adalah orang-orang yang memiliki rasa tanggung jawab pada performanya dan potensial untuk lebih berkembang pada posisinya. Prioritas kita adalah memindahkan mereka ke sebelah kanan grid, di mana mereka akan meningkatkan performa mereka.

Action Steps

1. Pastikan bahwa ekspektasi dan persyaratan posisi sudah jelas.
2. Berikan para junior di posisi yang baru waktu untuk mengembangkan performa mereka ke level tertinggi.
3. Secara konsisten, beri pujian terhadap pencapaian, performa yang bagus, dan inisiatif yang membantu pada kelanjutan tujuan organisasi. Selain itu, awasi performa mereka dan berikan jeda untuk memastikan bahwa mereka tetap bahagia di posisinya.
4. Perkenalkan mereka pada rotasi pekerjaan sementara untuk mengenalkan pada pengalaman lain yang membantu mereka untuk memberikan performa lebih baik atau perluasan pekerjaan dengan menambah kegiatan yang sesuai dengan karyawan.
5. Berikan mereka peer coaching oleh karyawan dengan performa tinggi atau profesional coaching untuk menyelesaikan masalah personal maupun profesional yang menahan orang tersebut (performance barriers).
6. Berikan profesional-profesional ini pelatihan di kelas atau kesempatan on-the-job learning yang membantu mereka mengembangkan skill di bidang yang mereka kuasai atau memberikan tambahan skill yang menghambat mereka untuk naik ke level lebih tinggi.

High performers sudah berada di tempat yang tepat. Mereka sudah memberikan kontribusi pada perusahaan, sehingga prioritas kita adalah bagaimana membuat mereka bahagia dan terikat sembari memastikan mereka tidak hanya siap dengan pekerjaan mereka sekarang, tapi juga untuk tahun-tahun ke depan. Jika mereka merasa ambisius dan ingin tumbuh di organisasi, kita bisa menggunakan perantaraan lain untuk meningkatkan potensinya.

Action Steps

1. Jagalah high performers tetap bahagia dan terikat dengan pekerjaan mereka. Cek secara rutin dan apresiasi pekerjaan mereka.
2. Tidak semuanya perlu menjadi stars. Selama high performers bahagia dengan posisi mereka dan tidak menginginkan promosi maupun tanggung jawab lebih, itu sudah bagus. Tidak mungkin mempromosikan semua orang di perusahaan setiap beberapa tahun.
3. Beri mereka waktu untuk berkembang. Jika seseorang belum berada pada potensi tertingginya, mungkin mereka perlu berkembang di posisinya saat ini sebelum berlanjut ke posisi lain.
4. Manfaatkan teknik seperti rotasi pekerjaan dan beri mereka tantangan untuk memperkenalkan mereka pada bagian lain dari bisnis Anda. Ini akan membangun kemampuan bisnis mereka dan mempersiapkan mereka untuk peran kepemimpinan yang lebih luas.
5. Berikan mereka mentor yang dapat membantu mereka tumbuh dan memenuhi ambisi mereka serta sediakan kesempatan untuk training.

5. Stars

Stars disebut juga future leaders merupakan orang-orang yang memiliki performa tinggi sekaligus siap untuk posisi baru. Mereka adalah orang-orang yang memiliki peran penting pada succession management.

Action Plan

1. Berikan para stars tantangan, seperti project penting internal, project turnaround, atau kesempatan eksternal di anak perusahaan atau start-up.
2. Cek secara rutin apakah mereka masih bahagia dengan posisinya. Pastikan Anda menyadari jika ada gejala awal ketidakpuasan. Berikan banyak penghargaan dan apresiasi atas kontribusi mereka pada perusahaan.
3. Sediakan mentoring dengan anggota perusahaan yang lebih senior.
4. Buat kesempatan untuk menjalin jaringan dengan karyawan stars yang lain dan anggota senior perusahaan.
5. Jika mereka tertarik, Anda bisa membentuk panitia dan pihak eksternal yang dapat memberikan insentif pada stars, menaikkan profil mereka ke publik, dan menyediakan tantangan menarik serta kesempatan networking pada mereka.
6. Beri mereka penghargaan dan pastikan mereka mendapatkan kompensasi kompetitif. Bagaimanapun juga, karyawan stars adalah karyawan yang paling memberikan kontribusi pada perusahaan.